Cómo agilizar los flujos de trabajo en tu empresa

¿A qué directivo no le gustaría incrementar la eficacia y rentabilidad de su empresa, al igual que impulsar su capacidad para reaccionar debidamente a los cambios? Esto es posible con los flujos de trabajo. Al ser implementado en un sistema, esta metodología de organización ordena gran parte de las tareas de coordinación y comunicación. De esta forma, los integrantes del equipo se liberan del trabajo improductivo y pueden enfocarse en sus tareas reales. 

En resumen, los flujos de trabajo (workflow) permiten visibilizar los valores de estado reales de las tareas y todo el equipo sabe quién está a cargo de alguna en un momento dado. Igualmente, sabrán por qué no se ha iniciado determinada asignación, debido a que depende de otra. Mediante este sistema de organización, la documentación se gestiona de manera centralizada. Así es posible identificar cuál versión es la más reciente y quién realiza los cambios. Por otro lado, permite que el mismo flujo de trabajo aplicado reaccione inmediatamente a los cambios.

¿Te gustaría conocer más sobre el workflow y cómo aplicarlo en tu organización? ¡Sigue leyendo!

¿Qué son los flujos de trabajo?

En general, podemos definir un flujo de trabajo como un método de gestión de procesos y tareas rutinarias ejecutadas en un orden determinado. También podríamos entenderlo como el mecanismo mediante el que las personas y las organizaciones llevan a cabo su trabajo. Sea este elaborar un producto, prestar un servicio, procesar datos u otra actividad que genere valor.

En el contexto de la gestión de procesos empresariales, los flujos de trabajo podrían asumirse simplemente como un conjunto de tareas individuales. Por el contrario, en un proceso industrial el enfoque es más complejo, porque en ese ámbito se gestionan diversos workflow, sistemas de información y personas. Así como también se administran sus patrones de actividad. En resumen, si algo distingue a un flujo de trabajo es su sencillez, su condición reiterativa y su visualización mediante diagramas o listas de comprobación.

Cabe destacar que existen soluciones informáticas para la gestión de flujos de trabajo capaces de simplificar y optimizar procesos empresariales. En función de ello, estas herramientas ayudan a coordinar las interacciones entre las diferentes partes interesadas o entre las personas y los sistemas de información. Desde esta perspectiva, los flujos de trabajo apoyan la planificación y monitorización de los proyectos de manera metódica y lógica. Esto permite a los integrantes de los equipos cumplir plazos y metas importantes.

Más aún, las soluciones informáticas de gestión de flujos de trabajo pueden dirigir las tareas a los colaboradores adecuados en el momento indicado. Al mismo tiempo, proporcionan toda la información pertinente e impulsan la agilización del trabajo durante todo el proceso global. Y por si fuera poco, apoyan tanto las tareas manuales como las automatizadas mediante la gestión documental de actividades, como por ejemplo, los informes de gastos.

Orígenes y aplicabilidad de los workflow

Se atribuye al ingeniero Frederick Taylor las teorías de gestión científica que dan sustento a los workflow.

En base a sus análisis empíricos de los procesos de fabricación, Taylor intentó incrementar la eficiencia industrial con el propósito de reducir los residuos y establecer un estándar de mejores prácticas. Sus aportes, junto con los de Henry Gantt, creador del célebre diagrama de Gantt, continúan inspirando la gestión de proyectos en el ámbito de la ingeniería. 

Tipos de flujos de trabajo

En la práctica, hay tres tipos comunes de workflow que pueden utilizarse en diferentes ámbitos de trabajo. Es decir, que puedes aplicar el que mejor encaje con los procesos de negocio de tu empresa.

• Flujo de procesos. Es el más utilizado y reconocido por los trabajadores. La característica esencial de los flujos de trabajo de procesos es su aplicabilidad a tareas predecibles y rutinarias. Tanto que el resultado se conoce antes de iniciar el workflow. Por ejemplo, la aprobación de facturas en el departamento de administración y procesos en el área de recursos humanos, como la incorporación de nuevos empleados y la aprobación de vacaciones.
• Flujo de trabajo de casos. Contrario al anterior, los workflow de casos no tienen un recorrido estimable y por etapas. Los flujos de casos tratan de resolver problemas sin soluciones concretas desde el inicio. Entre las situaciones más comunes están las reclamaciones de seguros y los tickets del servicio de soporte para TI. Para gestionarlos y lograr una solución clara es necesaria la investigación o un bot inteligente.
• Flujo de trabajo de proyecto. En este caso, hablamos de un flujo de trabajo idóneo para proyectos con muchas partes móviles y en los que participan diversas partes interesadas. Aunque dichos proyectos tienen una ruta estructurada, suelen ser flexibles. Entre estos, encontramos el diseño, desarrollo y lanzamiento de un sitio web, planificado y ejecutado mediante una metodología ágil. Pese a la posibilidad de esbozar y diagramar los avances entregables del proyecto, los flujos de trabajo del mismo tienden a ser casos de un solo uso, y rara vez se ajustan dos veces al mismo proyecto. Esto ayuda a evitar los errores de diseño web más comunes.

Recomendaciones para agilizar los flujos de trabajo de tu empresa

A continuación describiremos brevemente una serie de pasos recomendados para agilizar los flujos de trabajo en tu organización:

• Revisa y cataloga los procesos actuales. En función de esto, enumera y analiza cada paso de los procesos en las distintas áreas de la empresa. De este modo podrás detectar dónde ocurren anomalías e identificar oportunidades de mejora. Habla con los responsables de los procesos y con quienes hacen el trabajo. Reúne también toda la documentación de apoyo sobre los procesos. Incorpora comentarios a las mejoras que quieras implementar en las funciones empresariales actuales.
• Desglosa el proceso en pasos más pequeños. Ya comprendida en general la operatividad empresarial actual, divídela en partes que puedan gestionarse más fácilmente.
• Establece las prioridades. Para ello, reorganiza cada proceso de acuerdo a su importancia para el negocio. Luego, crea un procedimiento de clasificación que funcione para tu caso. Te sugerimos clasificar cada proceso empresarial empleando una escala del 1 al 10. De esta forma, las tareas etiquetadas con los primeros dígitos tendrán la mayor prioridad.
• Documenta los pasos y procedimientos de cada flujo de trabajo optimizado y ten a mano esta información.
• Implementa una solución informática para la gestión de flujos de trabajo y automatiza toda la información que recabaste en los anteriores pasos.
• Pon a prueba los nuevos flujos de trabajo automatizado y evalúa los resultados de las mejoras.

Asimismo, valora su funcionamiento en las operaciones reales del negocio y aplica las modificaciones que se requieran, antes de desplegarlo en las áreas pertinentes.

Beneficios de agilizar los flujos de trabajo

Aparte de ahorrarte tiempo y estrés, configurar un workflow efectivo te proporcionará los siguientes beneficios:

• Visibilidad en tiempo real. Los flujos de trabajo bien estructurados conectan a las personas indicadas con la información necesaria en el momento oportuno. Este nivel de conexión incrementa la visibilidad de los proyectos. Todos los integrantes del equipo saben exactamente quién hace qué, qué plazo tiene y por qué es importante. Esto también favorece la precisión para la planificación y la asignación de recursos para cada caso.
• Mayor alineación entre los equipos. Los workflows correctamente definidos generan una fuente única de referencias para todas las tareas y los datos. Así, eliminan el aislamiento de la información entre los equipos e impulsan una colaboración más efectiva. Los integrantes de cada equipo verán claramente cuáles tareas son más importantes y podrán enfocarse en ellas.
• Incrementa la eficiencia operativa. Los workflows codifican los procesos mediante formularios para la recepción de solicitudes, automatizaciones y proyectos en plantillas.

Esto eliminará los pormenores del trabajo para agilizar la producción del equipo.

Ayudamos a optimizar el workflow de tu negocio

En esMarketing nos encargamos de gestionar la presencia de tu pequeña o mediana empresa en la red. Asumimos el diseño de tu página y la planificación y ejecución de estrategias de marketing de contenido para posicionar tu compañía en los primeros resultados de búsqueda. Además, nos dedicamos a actualizar tu actividad en redes sociales y a monitorizar tus esfuerzos de marketing digital mediante analítica web

De este modo, podrás optimizar tus flujos de trabajo externalizando las tareas de marketing. Todo ello, sin hacer una inversión inicial, sino pagando las cuotas. ¡Contáctanos ahora!